一般会议策划是很容易受到场地和天气的影响，由于场地和天气的不同，会分为室内会议和室外会议。接下来西安九衢广告装饰公司的小编给大家分享一下室内举办大型会议活动的流程和注意事项。

1、确定参会人数

任何一场会议举办前都先要确定与会人数，然后再统计这些人分别从哪里来，确定好人数后，就要开始确定邀约人，准备好邀约。

2、明确会议主题

将会议的人数确定后，策划人员将要开始确定会议的主题，而后要培训即将邀请嘉宾的邀约人，使之能准确将本次会议的会议主题、亮点以及会议中参会者能够得到的重要信息传达给与会者。

3、会议邀约

前期确定的会议人数就是本次会议要邀约的目标。为了达到会议目标人数，建议大家集中式邀约。

4、确定会议流程

会议流程的设置将直接影响本次会议的实施效果，会议流程也能让工作人员明确自己的任务，知道每项任务的时间节点，而负责人也可根据流程监督会议准备情况。

5、提前准备相关物资

一场大型的会议活动所需要的物资很多，包括宣传物资、生活物、接待物资、各种奖项物资等。建议策划人员提前列好一份物料清单，采购人员也好对照清单进行购买。

6、会议前两天的定向

一场大型会议活动要想成功举办离不开会前的定向，因此策划人员应充分利用会前定向，让每一个工作人员知道在每一个环节自己工作的细节，以及团队之间如何配合。

7、会前再次确认参会人数

为了确保本次会议的质量，会前一定要对前期邀约到场的人再次确认。

8、会中

要及时关注嘉宾到场时间，到达现场的人数，以及会中各个环节需要衔接的部分。执行人员要根据会中效果及时作出适当的调整。

9、会后

全体工作人员要做好本次会议的总结工作。具体来说要总结本次会议中的优势和亮点是什么？会议中还有哪些方面可以提升？在接下来的会议中该如何完善？

除此之外，以下细节也是筹备室内大型会议活动时应注意的要点：

（1）会场布置

不同的会议在布置会场时也是不同的，作为现场布置人员，要掌握会场的温度，及时检查会场灯光设备。涉及到媒体邀约的，安排座位时还要留足媒体的座位和排场。另外，还要考虑到人员紧急疏散问题，会场要有明显的紧急疏散标志。

（2）人员组织

尽量做到专人专职，会前半小时要提醒所有与会人员即使入场，以保证会议的顺利进行。现场工作人员应提前培训好，注意言行举止，尽量穿正装出席会议。

（3）休息室的安排

休息室要提前准备好一些饮品和水果，方便到场的嘉宾可以在休息的时候使用，休息室的椅子也一定要足够。另外，洗手间要有特殊标志。

无论是会议前期准备，还是会议期间以及会议结束后的相应安排，都会存在重重困难，西安九衢广告装饰公司成立多年，一直秉持着真诚服务、精细化工作细节等理念，完整的会议策划方案贯穿会前、会中与会后，给参与者带来愉悦的体验感！